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"Mailarchivierung ist keine Kür – sondern Pflicht!" So bringt es Christian Börker auf eine einprägsame Formel, der bei SerNet als Consultant u.a. E-Mail-Security-Lösungen vertreibt. Was er damit meint? Rechtssichere E-Mail-Archivierung ist mehr als nur ein hübscher Ordner im digitalen Postfach. Sie ist eine gesetzliche Anforderung für Unternehmen, und nicht nur das: Sie ist wichtiger Teil des geschäftlichen Risikomanagements. Mit SerNet an Ihrer Seite gelingt Ihnen die Umsetzung betrieblicher und rechtlicher Anforderungen.
SerNet vertraut dazu auf Produkte von MailStore, die sich in bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen. So z.B. MailStore Server, die Software-Lösung zur sicheren E-Mail-Archivierung für kleinere und mittlere Unternehmen. Die Spezialisierung auf KMU zeigt sich auch bei der Lizenzierung: 5 bis 500 Benutzer*innen sind bei einer einzelnen MailStore-Server-Installation mit sehr gutem Preis-Leistungs-Verhältnis vorgesehen.
Mail-Archivierung als Werkzeug für Unternehmen
Notwendig wird Mailarchivierung durch Vorschriften wie die GoBD und speziell § 238 Abs. 2 HGB. Sie stellen für Deutschland genaue Vorgaben auf, wie elektronische Dokumente zu behandeln sind. In Österreich und der Schweiz gelten vergleichbare Regelungen. Unternehmen müssen dafür einen klaren und robusten Plan haben. MailStore entspricht dem Prüfstandard IDW PS 880, ist EU-DSGVO konform, z.B. durch individuelle Aufbewahrungsrichtlinien, und "Made in Germany“. So gelingt es, die Trias aus Rechtsvorschriften, technischen Herausforderungen und Compliance zu bewältigen. Die Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails schützt vor Datenverlust und gewährleistet Informationskontinuität - falls eine behördliche Prüfung ansteht, bietet MailStore eigene Zugriffsmöglichkeiten für Auditoren. So klappt es sicher auch mit dem Finanzamt!
Auch der Aspekt, E-Mails aus dem produktiven Betrieb auszulagern und damit doppelte Datenhaltung zu vermeiden, spielt bei der Entscheidung für MailStore eine Rolle. Das System unterstützt E-Discovery-Szenarien mit schneller Volltextsuche über alle E-Mails und Dateianhänge hinweg. Wiederherstellung funktioniert per Mausclick. Richtig eingesetzt ist die rechtssichere E-Mail-Archivierung auch kein unnötiger Aufwand. Börker: "Sie ist vielmehr ein Werkzeug, mit dem Unternehmen geschäftsrelevante Informationen ordnungsgemäß aufbewahren und eventuellen rechtlichen Konsequenzen vorbeugen können.“
Expertise und Support von SerNet
Das Team von SerNet verfügt über umfangreiche Erfahrung mit MailStore: Die Lösungen haben sich im vielfachen Kundeneinsatz in Göttingen, der Region Südniedersachsen und darüber hinaus bewährt. Mehrere Kollegen haben die Schulungsprogramme des Herstellers durchlaufen und sind entsprechend zertifiziert.
In enger Abstimmung mit dem Kunden plant, implementiert und betreut SerNet die Software. Einen ersten Eindruck von MailStore vermittelt ein Proof of Concept. Überzeugt das Produkt, folgt der Einführungsplan: Welche Postfächer müssen mit MailStore archiviert werden? Welche müssen ausgeklammert werden? Nach welcher Archivierungsmethode wird verfahren? Speicherbedarf und die Bereitstellung von Server- bzw. virtualisierter Infrastruktur muss festgelegt werden.
Ist MailStore erstmal im Einsatz, ist SerNet auch im fortlaufenden Betrieb zuverlässige Ansprechpartnerin für die Kunden.
Weitere Informationen
Für weiterführende Informationen zur sicheren E-Mail-Archivierung und zum Einsatz von MailStore in Unternehmen jeder Größe stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer 0551 / 370000-0 oder per E-Mail an vertrieb@sernet.de.
Wir empfehlen auch die YouTube-Playlist von MailStore, die auf viele verschiedene Aspekte eingeht.
